Prosedur Pencatatan Bukti Transaksi Penjualan Tunai
1. Bagian Penjualan
a. Bagian penjualan menerima order dari pembeli
b. Mengisi formulir bukti penjualan tunai misalnya kuitansi atau nota kontan
c. Formuli bukti penjualan tunai dibuat rangkap 3:
1) Lembar ke-1: diberikan kepada pelanggan/pembeli sebagai untuk kepentingan pembayaran barang ke bagian kasir.
2) Lembar ke-2: diberikan kepada bagian pembungkus/pengambilan barang. Lembar ini berfungsi sebagai bukti kesesuaian dengan bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh pembeli untuk mengambil barang. Selain itu, lembaran ini juga berfungsi sebagai identitas barang yang dipesan/dipilih pembeli.
3) Lembar ke-3: lembar ini digunakan sebagai arsip oleh bagian penjualan sebagai pengendali jika terjadi permasalahan dalam transaksi penjualan. Selain itu, lembar ini juga berfungsi untuk pengendali penghitungan komisi atau bonus bagi pelayan/petugas penjualan.
2. Bagian Kasir
a. Menerima kuitansi/nota kontan lembar ke-1 dari bagian penjualan yang diserahkan oleh pembeli
b. Menerima sejumlah uang sesuai yang tercantum dalam kuitansi
c. Mengoperasikan mesin register kas untuk memeriksa kebenaran penghitungan transaksi.
d. Memberi cap/keterangan bahwa pembeli telah membayar secara lunas pada lembar ke-1 dan memberikan bukti pembayaran yang merupakan print out dari mesin register
e. Menyerahkan bukti tersebut ke bagian pembungkus/pengambilan barang
f. Setiap hari, kasir menyerahkan semua penerimaan kas dari penjualan ke bagian keuangan.
3. Bagian Pembungkus/pengambilan Barang
a. Menerima lembar ke- 2 dan barang dari bagian penjualan
b. Memeriksa kebenaran jenis dan spesifikasi barang seperti yang tercantum pada kuitansi lembar ke- 2.
c. Membungkus barang dan menempelkan kuitansi lembar ke-2 pada pembungkusnya sebagai identitas barang
d. Menerima kuitansi lembar ke-1 yang sudah diberi cap “lunas” dari pembeli
e. Memeriksa kesesuaian kebenaran data pada lembar ke- 1 dan lembar ke-2 kuitansi
f. Menyerahkan barang kepada pembeli sesuai dengan yang tertera pada lembar ke-1 dan ke-2
g. Mengirimkan lembar ke-1 ke bagian keuangan sebagai sumber pencatatan transaksi penjualan tunai
4. Bagian Keuangan/Akuntansi
a. Menerima uang penjualan dari bagian kasir
b. Menerima lembar ke-1 kuitansi dari bagian pengambilan barang
c. Berdasarkan bukti transaksi tersebut, digunakan sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan tunai ke catatan jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang dagangan.
d. Mengarsipkan bukti transaksi penjualan tunai berdasarkan nomor urut
e. Membuat laporan penjualan barang berdasarkan jenis produk, pelanggan, daerah pemasaran dan bagian order penjualan
Prosedur Pencatatan Bukti Transaksi Penjualan Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, pembayarannya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati sesuai dengan perjanjian antara penjual dan pembeli.
Berikut ini disajikan contoh prosedur pencatatan bukti transaksi penjualan kredit:
1. Bagian Penjualan
a. Menerima pesanan dari pelanggan/pembeli
b. Membuat surat order pengiriman (dibuat menjadi 6 lembar/rangkap) dan faktur (dibuat 5 lembar/rangkap)
c. Mendistribusikan surat order pengiriman ke bagian gudang, bagian pengiriman, pelanggan, bagian kredit, bagian penagihan dan arsip
d. Menerima surat order pengiriman yang sudah diotorisasi oleh bagian kredit
2. Bagian Kredit
a. Menerima salinan surat order pengiriman dari bagian penjualan
b. Memeriksa status kredit
c. Memberikan otorisasi kredit
d. Surat order pengiriman tersebut dikembalikan ke bagian order
3. Bagian Gudang
a. Menerima surat order pengiriman dari bagian penjualan
b. Melakukan penyiapan barang
c. Menyerahkan barang
d. Merekap transaksi ke dalam kartu gudang
e. Mengirim barang dan surat order pengiriman ke bagian pengiriman
4. Bagian Pengiriman:
a. Menerima barang beserta surat order pengiriman dari bagian gudang
b. Mengirimkan barang
c. Mengarsipkan surat order pengiriman sesuai urutan nomor surat
5. Bagian Penagihan
a. Menerima faktur dan surat order pengiriman dari bagian penjualan
b. Mengirim faktur lembar ke-1 ke pelanggan/pembeli
c. Mengirim faktur lembar ke-2 ke bagian piutang
d. Mengirim faktur lembar ke-3 ke bagian kartu persediaan
e. Mengirim faktur lembar ke-4 ke bagian keuangan
f. Mengirim faktur lembar ke-5 ke pramuniaga
6. Bagian Piutang
a. Menerima salinan faktur dari bagian penagihan
b. Mencatat ke dalam kartu piutang
c. Mengarsipkan faktur dan surat pengiriman order pengiriman sesuai urutan nomor surat
7. Bagian Kartu Persediaan
a. Menerima salinan faktur
b. Mencatat ke kartu persediaan
c. Mengarsipkan bukti transaksi berdasarkan nomor urut
d. Melakukan rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik
e. Membuat bukti memorial
f. Bukti memorial dan rekapitulasi harga pokok penjualan dikirim ke bagian keuangan
8. Bagian Keuangan
a. Menerima rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial dari bagian kartu persediaan
b. Mencatat ke dalam jurnal umum
c. Mengarsipkan bukti transaksi