SOP ADMINISTRASI TRANSAKSI
Pengertian dari SOP (Standar Operational Prosedure) pada administrasi transaksi adalah pengumpulan bukti-bukti transaksi meliputi pembelian, penjualan tunai, penjualan kredit, penerimaan kas, dan administrasi kas kecil. Standar operational Prosedure ini bertujuan untuk menjaga dan pertanggungjawaban setiap transaksi yang terjadi sehingga dapat dihitung secara akurat.
Pengertian administrasi adalah kegiatan menyusun dan mencatat segala transaksi yang terjadi untuk mempermudah perhitungan serta pencatatan sehingga menjadi informasi dengan sistematis dengan tujuan mudah untuk ditemukan kembali.
Transaksi adalah kegiatan yang menyebabkan perubahan pada harta atau kekayaan yang dimiliki seseorang baik bertambah ataupun berkurang.
Sedangkan administrasi transaksi adalah kegiatan yang dilakukan manusia untuk mencatat perubahan-perubahan pada harta atau kekayaan yang diurutkan secara kronologis dan metode tertentu sehingga dapat dipertanggungjawabkan dan disajikan kepada pihak yang terkait.
Unsur-unsur yang terdapat dalam administrasi transaksi meliputi :
1. Manusia, sebagai unsur utama dalam kegiatan perusahaan.
2. Material, adalah harta yang dihitung pada transaksi administrasi
3. Metode. adalah cara yang digunakan untuk tercapainya pekerjaaan sesuai dengan yang diinginkan.
Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa standar operational prosedure dari sebuah administrasi produksi ini sangat penting untuk mempermudah menemukan kembali data-data yang telah diorganisir dan disimpan dalam sistem tertentu.
Adapun SOP mengenai administrasi pembelian tunai, antara lain sbb:
1. Bukti permintaan berbentuk surat permintaan
2. Survei pasar dengan cara mengirimkan surat penawaran
3. Perusahaan menjadi Supplier barang adalah yang mampu
secara rutin menyediakan pasokan barang.
4. Memutuskan pihak yang akan menjadi Supplier (yang memberikan
keuntungan yang terbaik)
5. Surat perjanjian ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan
direktur utama perusahaan
6. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya sesuai dengan pesanan
7. Membayar transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas
Administrasi Penjualan Tunai
- Pencatatan surat pesanan dari calon pembeli yang menjadi bukti dari permintaan barang.
- Notulen membuat catatan mengenai hasil negosiasi antara penjual dan pembeli yang juga menjadi bukti pertemuan.
- Adanya pembuatan surat perjanjian dan masing-masing pihak menandatangani surat tersebut.
- Pembuatan faktur mengenai barang yang dibeli oleh pembeli dan diberikan kepada konsumen dan juga kepada penjual.
- Pengecekan standar mutu dari barang yang akan diberikan kepada konsumen.
- Mengambil salinan faktur dan mencocokan salinan tersebut dengan faktur asli.
- Penerimaan pembayaran barang bisa dilakukan ketika invoice salinan dan invoice asli sudah sesuai.
- Pembuatan bukti penerimaan uang sesuai dengan jumlah pembayaran yang diberikan oleh pembeli.
- Menyerahkan barang yang dibeli kepada pembeli.